Quand elle planche sur un dossier important, Virginie, cadre dans une agence de voyages, coupe tout. Sa messagerie et son téléphone portable. Et, quand elle le peut, elle s’isole dans une salle de réunion avec son ordinateur portable. Opération concentration ! Sa tâche terminée, elle s’octroie dix minutes de pause avant d’embrayer sur autre chose. Si cette quadragénaire s’organise de la sorte désormais, c’est qu’elle a, il y a quelques mois, échappé au pire. À force de vouloir tout gérer de front, dans l’urgence, pour rendre service… Bref, de travailler à 100 à l’heure, elle a été victime d’une alerte cardiaque. Une sacrée frayeur qui l’a amenée à lever le pied au travail.
Multipliez les pauses
N’en déplaise aux chantres de la réactivité et de l’agilité, ralentir le rythme au boulot n’est pas un signe de désinvestissement. Et encore moins d’inefficacité. Au contraire. L’idée du « slow working » est justement de travailler mieux et pas moins. « Gardons à l’esprit que notre capacité de concentration maximale est de 90 minutes. Et elle commence même à baisser au bout de 25 minutes. Après, on est physiquement et psychiquement fatigué, il convient donc de s’accorder des pauses effectives pour ensuite repartir sur un nouveau cycle de concentration », insiste Jean-Christophe Walter, responsable du domaine Management, leadership et coopération chez CSP The art of Training. Bien concentrée, vous êtes plus efficace et donc moins dans une course contre la montre. Une des manières de lever le pied est de s’accorder des pauses récréatives durant lesquelles vousvous oxygénez. Par exemple, en vous levant, en faisant un tour de l’open space, en s’étirant les bras, le dos et le cou. Les spécialistes de la gestion du temps préconisent également des pauses actives. Typiquement, sortir faire du sport durant la pause méridienne présente l’avantage de s’accorder du temps pour soi, de s’aérer la tête et le corps afin d’enchaîner sur une après-midi productive mais à son rythme. « Une pause motivationnelle consiste à lister et à se répéter des mots positifs pour son cerveau. À s’interroger sur ce qui nous a rendus heureux dans les heures précédentes », conseille-t-il. Enfin, les pauses « prises de hauteur », doivent vous permettre de vous interroger sur l’avancement d’un dossier . Que vous reste-t-il à faire ? Quel est le degré d’urgence ? On le voit, s’octroyer des pauses n’est pas une perte de temps mais au final, un moyen de se remobiliser pour la suite.
Prenez le temps de parler aux autres
Changer de décor est aussi un excellent moyen de ralentir. Dans son livre « Slow business : ralentir au travail et en finir avec le temps toxique » (Eyrolles), Pierre Moniz-Barreto préconise ainsi d’avoir recours à une extraction totale de son environnement professionnel traditionnel. Autrement dit, s’installer dans un espace de coworking, dans un café, sur le rooftop de l’entreprise, en terrasse chez soi, peu importe… L’idée est de prendre le temps de se déplacer pour prendre place dans un environnement de travail propice à l’efficacité de chacun. Se déplacer, plutôt que d’envoyer un mail, participe de cette tendance au slow-working. Évidemment, il ne s’agit de déranger ses interlocuteurs à tout bout de champ. Mais s’ils sont à proximité, posez leur les questions plutôt que de leur rédiger un message. « Pour garder la maîtrise de votre temps, si on vous pose une question nécessitant une réponse inférieure à une minute, répondez sur le champ. Cela vous évitera d’avoir à y revenir. Si la réponse nécessite davantage de réflexion, informez votre interlocuteur que vous reviendrez vers lui dans une ou deux heures. En ne cédant pas à la pression de la réponse immédiate, vous redevenez maître de votre temps.
Stop au multi-tasking !
Pour cet expert en efficacité professionnelle, le droit à la déconnexion, y compris, en pleine journée, est également indispensable. En se programmant des plages de lecture de mail à heure fixe afin d’éviter d’être interrompue toutes les deux minutes par les messages qui tombent. Pour sa part, il prévient ses interlocuteurs, qu’il ne consulte ses mails que trois fois par jour : le matin entre 9 et 10 heures, puis entre 14 et 15 heures et enfin entre 18 et 19 heures. En dehors de ces fenêtres, point de salut. « Cette technique me permet de lever le pied sur les délais de réponse que je donne aux gens. En les prévenant, ils savent qu’ils n’ont pas à attendre de réponse avant telle heure. Depuis que je m’organise de la sorte, je constate une baisse du nombre de mails reçus » observe-t-il. En luttant contre ces interruptions, vous gagnez en concentration. Si vous sortez de votre sujet pendant une minute, il vous faudra environ 23 minutes de récupération pour revenir au même niveau de concentration. Une belle perte de temps qui a nécessairement des conséquences sur une journée. De même, halte au multi-tasking ! « Seul 2 % de la population est réellement capable de faire du multitâches », souligne Pierre Moniz-Barreto. Donc arrêtez de répondre à vos mails durant les réunions. Enfin, si vous en avez la possibilité, le top du top est de pouvoir faire une sieste au boulot. « Une sieste de 10 à 20 minutes permet de gagner un à deux cycles de sommeil la nuit, soit trois heures », assure Pierre Moniz-Barreto. Une fois réveillée, vous voilà de nouveau ultra-vigilante et performante pour poursuivre votre journée de travail au rythme qui vous sied.
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